Ein digitaler, KI-gestützter Telefonassistent nimmt Anrufe 24/7 entgegen, kümmert sich um die Terminvereinbarung und beantwortet zuverlässig häufige Fragen der Anrufer. Der Einsatz einer solchen Lösung verbessert die telefonische Kundenkommunikation und entlastet die Mitarbeitenden im Unternehmen.
Dank eines virtuellen Sprachassistenten sind Unternehmen immer erreichbar und erhöhen dadurch ihre Effizienz. Systeme sind individuell über einen Prompt konfigurierbar, mit den internen CRM-Systemen verbindbar und sorgen dafür, dass die Anrufe per Transkript aufgezeichnet werden.
Was ist ein KI-Telefonassistent für Unternehmen?
Ein solcher KI-gestützter Sprachdienst ist ein virtueller Assistent, der Anrufe wie ein echter Mitarbeiter rund um die Uhr übernimmt. Die Technologie beruht auf künstlicher Intelligenz und sorgt aufgrund ständiger Erreichbarkeit für einen besseren Kundenservice am Telefon.
Diese Assistenten dienen dazu, menschliche Telefonmitarbeiter im Unternehmen zu entlasten, die Effizienz in der Kundenkommunikation zu steigern und interne Kosten zu senken. Der virtuelle Telefonassistent bearbeitet automatisch Kundenanfragen, vereinbart Termine und leitet Anrufe auf Wunsch weiter.
Die Implementierung eines KI-Telefonassistenten für Unternehmen ermöglicht es Unternehmen, Anruferanliegen am Telefon sinnvoller zu bearbeiten und interne Abläufe zu optimieren, ohne dass ein menschlicher Mitarbeiter in jedem Schritt eingreifen muss. Das Ziel ist es in erster Linie, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Funktionen eines KI-Telefonassistenten für Firmen
Die Funktionen dieser Technologie umfassen unter anderem die Tätigung automatisierter Anrufe, die Terminvereinbarung und die Beantwortung von Kundenfragen. Darüber hinaus sorgt das System für eine intelligente Anrufweiterleitung und erstellt Transkripte der Telefonate.
Die folgende Liste zeigt die Funktionen im Detail:
Automatisierte Anrufe: Das System kümmert sich um eingehende Anrufe, indem es diese selbstständig entgegennimmt und bei Bedarf an die passende Abteilung oder den zuständigen Mitarbeitenden weiterleitet.
Terminvereinbarung: In Unternehmen ist der digitale Assistent für die Terminvereinbarung verantwortlich, da er Termine mit den Anrufenden abstimmen kann. Neben der Terminvereinbarung übernimmt der smarte Telefonassistent auch Änderungen und Stornierungen von Terminen.
Kundenfragen beantworten: KI-basierte Assistenten sind in der Lage, häufige Kundenfragen auf Grundlage der ihnen zur Verfügung gestellten Unternehmensinformationen im CRM-System zu beantworten.
Intelligente Anrufweiterleitung: Das System sorgt für eine intelligente Anrufweiterleitung, wenn die anrufende Person einen menschlichen Mitarbeitenden sprechen möchte oder der Assistent nicht weiterhelfen kann.
Transkripte erstellen: Die Software ist in der Lage, Transkripte der Telefonate zu erstellen und Zusammenfassungen an zuständige Mitarbeitende zu senden. Die Transkripte der Anrufe durch den virtuellen Telefonassistenten dienen der einfachen Nachbearbeitung der Telefonate.
Die Vorteile auf einen Blick
Die Vorteile einer solchen Lösung sind zum Beispiel, dass sie eine 24/7-Erreichbarkeit ermöglicht, Kosten senkt und branchenübergreifend einsetzbar ist. Intelligente Assistenten automatisieren Prozesse, minimieren die Wartezeit für Anrufende und entlasten die Mitarbeitenden im Unternehmen.
Alle Vorteile werden in der nachstehenden Liste im Detail präsentiert:
Ermöglicht 24/7-Erreichbarkeit: Unternehmen sind rund um die Uhr erreichbar, denn Kunden können jederzeit mit ihren Anliegen anrufen und der Telefonassistent hebt ab.
Senkt Kosten: Die Implementierung einer KI-gestützten Telefonlösung senkt unternehmensinterne Kosten, da weniger Personalaufwand für Standardanrufe notwendig ist. So wird ein besserer Service ohne höhere Personalkosten ermöglicht.
Branchenübergreifend einsetzbar: Die Technologie ist branchenübergreifend einsetzbar und bietet Vorteile für Unternehmen, Gesundheitspraxen, Werkstätten und Handwerksbetriebe.
Automatisiert Prozesse: Intelligente Assistenten übernehmen automatisiert Prozesse, die bei der Implementierung im Prompt festgelegt werden, sodass für diese Abläufe keine menschlichen Mitarbeitenden notwendig sind.
Minimiert Wartezeiten: Ein digitaler Telefonassistent minimiert Wartezeiten für Anrufende, denn er ist in der Lage, mehrere Gespräche gleichzeitig anzunehmen und zu bearbeiten.
Entlastet die Mitarbeitenden: Der Einsatz eines virtuellen Assistenten entlastet die Mitarbeitenden des Unternehmens, da sie sich nicht mehr mit wiederkehrenden Anrufen auseinandersetzen müssen, sondern sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können.
Für welche Unternehmen eignet sich ein KI-Telefonassistent?
Ein solcher digitaler Telefonassistent eignet sich für Unternehmen wie zum Beispiel Callcenter, Servicehotlines, Arztpraxen, den Einzelhandel, Handwerksbetriebe und Beratungen, da diese oft ein sehr hohes Anrufaufkommen haben. Moderne KI-Lösungen sind für neue Unternehmen ebenfalls interessant, um sich durch den Einsatz innovativer Technologie von der Konkurrenz abzuheben.
Ein Einsatz ist überall dort sinnvoll, wo täglich viele eingehende Anrufe eingehen und Termine telefonisch vereinbart werden. Virtuelle Assistenten eignen sich für jede Unternehmensgröße und jede Branche, die ihre Kosten reduzieren, ihre Servicequalität am Telefon verbessern und für Fragen ständig erreichbar sein möchte.
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